Jedną z funkcjonalności docStudio są statusy formularzy, które usprawniają pracę użytkowników systemu, np. wspomagają grupę kapitałową w prawidłowym przeprowadzeniu procesu konsolidacji, a także wykorzystywane są przez działy kontrolingu w procesach planowania i budżetowania.
W tym przypadku statusy informują, jaki procent ogółu formularzy znajduje się obecnie w fazie edycji, do jakiego procentu formularzy wprowadzono dane, a także ile formularzy zostało zatwierdzonych.
W konsolidacji możemy wyróżnić następujące statusy:
Nieużywany – pusty formularz, na którym nie zapisano jeszcze żadnych danych,
Roboczy – formularz w trakcie wprowadzania danych; użytkownik rozpoczął wypełnianie formularza i w dowolnym momencie może jeszcze uzupełniać lub aktualizować dane,
Zamknięty – po zakończeniu wprowadzania danych użytkownik zmienia status z „Roboczy” na „Zamknięty”, blokując sobie w ten sposób możliwość dokonywania dalszych zmian; cofnąć status na roboczy może tylko administrator,
Zatwierdzony – ten status wprowadza administrator (główny księgowy), po stwierdzeniu poprawności danych na zamkniętym przez użytkownika formularzu.
W zależności od zastosowania narzędzia docStudio, statusy formularzy mogą być tworzone zgodnie z potrzebami użytkowników systemu.
