Niezależnie od wielkości, stopnia złożoności czy nawet ilości projektów, controlling operatywny pozwala na znaczne zmniejszenie ryzyka prowadzonych projektów. Badania pokazują, że średnio 70-80% polskich przedsiębiorstw w zarządzaniu projektami stosuje controlling operatywny, jednak prawie połowa z nich uważa, że prezentowane przez raporty informacje są zbyt ogólnikowe i nie dostarczają istotnych informacji potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Dlaczego?
Przygotowanie i realizacja projektu/kontraktu jest procesem składającym się (zazwyczaj) z następujących etapów:
Planowania przedsięwzięcia.
Przygotowania oferty.
Realizacji:
Rejestracja danych w miejscu realizacji projektu,
Rejestracja danych w systemie FK,
Tworzenie prognoz.
Kontroli i analizy odchyleń.
Według wcześniej wspomnianych badań wśród pozytywnych efektów controllingu operatywnego wskazuje się na:
Zmniejszenie ryzyka prowadzonych projektów
Wzrost sprawności działania
Lepszy przepływ informacji
Zwiększenie szybkości podejmowania decyzji
Obniżenie kosztów realizowanych projektów
Wśród wymienionych wyżej atutów stosowania controllingu operatywnego jest lepszy przepływ informacji. Jednoczenie ci sami badani twierdzą, iż prezentowane przez raporty informacje są zbyt ogólne i nieadekwatne. Wynika to z faktu, większość rozwiązań bazuje na danych z systemów FK lub ERP gdzie zazwyczaj brakuje modułów specjalizowanych pod zarządzanie projektami. Brak szczegółowych danych ilościowych i jakościowych, informacji bieżącej (nawet codziennej) o stanie realizacji prac eliminuje systemy ERP i FK jako podstawę efektywnego controllingu operatywnego.
Przebieg procesu budżetowania
Budżetowanie kontraktów – przykład kokpitu menedżerskiego
Według naszych wieloletnich doświadczeń we wdrażaniu rozwiązań klasy BI do controllingu, dane tworzone i wykorzystywane, na każdym z etapów projektu, powinny pochodzić z jednego źródła lub też powinny być standaryzowane i zintegrowane, w taki sposób, by były spójne dla wszystkich uczestników procesu. Forma wprowadzania, przechowywania i prezentowana danych powinna być dostosowana do potrzeb informacyjnych uczestników procesu ograniczając maksymalnie czas potrzebny do ich uzyskania. Takie wyspecjalizowane rozwiązanie IT pod zarządzanie projektami pozwala na wypracowanie i wdrożenie jednolitych zasad zarządzania projektami obejmujących wszystkie etapy procesu od przygotowanie oferty po kontrolę i analizę odchyleń. Efektem dobrze opracowanego systemu do budżetowania projektów powinno być:
Rejestrowanie zdarzeń gospodarczych na bieżąco (on-line) i otrzymywanie aktualnych informacji o obciążeniu kosztami i zamówieniami zakupowymi budżetu projektu.
Przyspieszenie informacji o szacowanym wyniku projektu miesięcznie i narastająco od początku projektu.
Zwiększenie możliwości analitycznych poprzez zwiększenie szczegółowości danych.
Zintegrowanie systemów informatycznych eliminując potencjalne nieścisłości danych i wąskie gardła związane z dostępem do danych.
Powiązanie informacyjne operacyjnego planowania i zarządzania realizacją projektów z wynikami firmy.
Centralne monitorowanie odchyleń i generowanie sygnałów ostrzegawczych.
Zwiększenie szybkości dostępu do danych.
Pełna kontrola na poziomie plan i wykonanie budżetu.
Automatyczne generowanie raportów i ich prezentacja za pośrednictwem dedykowanych kokpitów informacyjnych dla kadry zarządzającej, w tym kierowników zadań, umożliwiające dokonywanie szybkich analiz.
ŹRÓDŁA BADAŃ:
Tekst ukazał się w czasopiśmie „Finanse i Controlling" numer 59/2018
